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El programa de Excel
97 representa un registro electrónico (computadorizado)
de una
Figura 1. Ejemplo de un Registro Electrónico de un Maestro Microsoft Excel 97
posee herramientas muy poderosas y a la misma vez fáciles de utilizar
que van dirigidas ejecutar cálculos de los datos (texto y números)
empleando un formato de filas y columnas, construcción de diagrámas/gráficos
de los datos manipulados en el registro electrónico, y el almacenamiento
y manipulación de esta información. Microsoft Excel compite
con Quattro Pro y Lotus 1-2-3.
notas de un maestro (véase Figura 1), los registros electrónicos permiten al usuario entrar, calcular, manipular y analizar los datos, tales como números y texto. Además, se pueden insertar fórmulas ocultas que ejecutan cálculos sobre las datos registrados en dicha hoja electrónica.
diversidad de gráficas en dos y tres dimensiones.
vez el usuario ha entrado loa información en una hoja electrónica, Excel podrá ordenar/organizar ("sort") los datos, llevar a cabo búsquedas específicas de los datos, y seleccionar aquella información que cumpla con un criterio pre-establecido. La ventana de Microsoft Excel 97 se compone de una variedad de elementos dirigidos a la ejecución de las órdenes/funciones de Excel. La estructura fundamental de Excel incluye la barra de título, el menú de barra, las barras de herramientas, la ventana para la hoja de trabajo, hojas de marcadores, barra de desplazamiento, y la barra de estado. La Barra de Herramientas La barra de herramientas permite al usuario organizar los comandos en Excel. El Menú de Barra. Representa una barra de herramientas especial localizada horizontalmente en la parte superior de la ventana de Excel. Esta barra contiene los comandos básicos de "File", "Edit", "View", entre otros. Cada alternativa principal en el menú de barra provee un sub-menú vertical ("pull-down menu"). El Menú de Barra Estándar. Se ubica justamente debajo del menú de barra. Este tipo de barra de herramientas contiene botones que correponden a los comandos de Excel empleados con más frecuencia. Cada botón se encuentra identificado con una ilustración que corresponde a su fúnción/comando. El Menú de Barra de Formateo. Localizada debajo de la barra de herramientas estándar. Posee botones que corresponden a los comandos empleados con frecuencia para mejorar la apariencia de la hoja de trabajo. Otras Barras Barra de Fórmula. Esta barra se encuentra debajo las las barras de herramientas. La barra de fórmula exhibe el contenido de la celda activa. Un contenido de la celda representa el dato que el usuario entró en ésta. Conforme el usuario escribe o edita los datos, los cambios se habrán de observar en la barra de fórmula. Ubicado en el extremo izquierdo de la barra de fórmula se encuentra el encasillado del nombre. Esta área muestra la referencia del la celda para la celda activa. Ventanas Ventana de la Hoja
de Trabajo (Ventana del Documento o Ventana del Libro de Trabajo).
Contiene la hoja que el usuario habrá de crear, editar, o utilizar.
Cada hoja de cálculo se compone de un conjunto de columnas identificadas
por encabezados de letras y una serie de filas identificadas por encabezados
de números. Las columnas se rotulan en orden alfabético de
la A a IV (256 columnas), mientras que las filas son etiquetadas por valores
numéricos que pueden fluctuar del 1 al 65,536 (65,536 filas).
Otros Componentes Barra de Título. Se encuentra horizontalmente en la parte superior de la ventana de Excel. La barra de título muestra el nombre del programa (en este caso "Excel"), y el nombre del documento actual. Icónos de control del menú. Estos se localizan en la esquina superior izquierda de la ventana. Los icónos de control del menú controlan el tamaño y posición del programa y los documentos de Windows. Barra de Desplazamiento. Permite desplazar horizontal y verticalmente las partes del documento en la ventana de la hoja de trabajo. La barra de desplazamiento vertical se encuentra en el borde derecho de la ventana de la ventrana de trabajo. Por otro lado, la barra de desplazamiento horizontal se localiza en la porción inferior de la hoja de trabajo. En ambas barras de desplazamiento, el cuadro de desplazamiento indica la ubicación actual de la hoja de trabajo. En la esquina inferior izquierda de las barras de desplazamiento, el programa de "Excel" provee tres botones que se emplean para cambiar la vista o presentación (modo de ver) su documento. Para desplazar el documento horizontal o verticalmente, basta con que haga un "click" sobre las barras o las flechas de desplazamiento, o qu arrastre el cuadro de desplazaminto. Barra de Estado. La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la ventana de Excel. Puntero. El puntero representa el indicador que se mueve en la pantalla de Excel según se mueva el ratón. El puntero camia de aspecto dependiendo del tipo de tarea ejecutada en un lugar particular. Marcadores de las Hojas. Localizadas en el borde horizntal inferior de la ventana de Excel, estos marcadores permiten al usuario trasladarse rápidamente entre hojas de trabajo dentro de tu libro de trabajo.
Como fue mencionado en los párrafos anteriores, el programa de Excel posee tres elementos básicos, a saber: una hoja de cálculo, base de datos, y la creación de gráficas. Estos componentes de Excel trabajan coordinados e integrados entre sí, de manera que se facilita el proceso de transferir y manipular los datos a través de ellos. Hojas de Cálculo Se debe imaginar a la hoja
de cálculo en Excel como aquella empleada en contabilidad, i.e.,
una papel dividido en filas (horizontal) y columnas (vertical). Otra forma
de visualizar una hoja de cálculo es comparandola con la libreta
de registro de notas del profesor. Parecido a la hoja de contabilidad,
el maestro registra manualmente sus notas en su registro, el cual se constituye
también de filas y columnas. Más específicamente,
una hoja de cálculo representa una matriz de filas (numeradas) y
columnas (identificadas por letras) que forman celdas individuales.
Cada una estas celdas poseen una dirección específica.
Por ejemplo, una celda puede ser identificada con la dirección A1
(la letra indica la columna y el número la fila). En una celda se
puede colocar un valor, el cual puede ser un número o una fórmula
oculta que realice un cálculo, o un rótulo,
que es un título o un texto explicativo.
Filas y Columnas. La filas se numeran del 1 al 16, 384, mientras que las 256 posibles columnas se etiquetan de A a IV (A a Z, luego AA a AZ, BA a BZ, hasta llegar a IV). Con esta matriz se puede construir una fórmula que, por ejemplo, sume la columna C desde la fila 24 hasta la fila 32, o bien representar gráficamente la fila 15 desde la columna AC hasta la AH. Direcciones (o Referencia),
Celdas y Rangos. Para poder identificar una información
particular almacenada en la hoja electrónica, se necesita rotular
la fila y columna de este dato específico. Esto se conoce como su
dirección
(o referencia). En las direcciones, se escriben primero la columna
y después la fila. Por ejemplo, la dirección C7 significa
que la información se localiza en la columna C, fila 7. Una dirección
individual, la intersección entre una fila y una columna, se conoce
como celda.
Fórmulas, Constantes
y Funciones. El programa de Excel permite al usuario incorporar
fórmulas en su registro electrónico, con el fin de sumar
columnas de números, calcular porcentajes, entre otras operaciones
aritméticas. Una fórmula representa una acción
aritmética dirigida a calcular valores exhibidos en las hojas de
trabajo de Excel. Las fórmulas reflejan una combinación
de constantes (registros que no cambian) numéricas, referencias
de celdas, operadores aritméticos, y o funciones (según se
decribe más adelante), las cuales exhiben el resultado de un cálculo.
Las fórmulas, entonces, pueden operar con números, con otras
fórmulas o empleando texto. Cuando la fórmula se construye
utilizado texto, ésta recibe el nombre de fórmula de
texto. Las fórmulas de texto pueden contener el operador
de texto (&) para la concatenación
(combinación de dos cadenas de texto). Un operador aritmético
indica la operación aritmética deseada (véase
Figura 2. Operadores Aritméticos Empleados en Fórmulas Las fórmulas emplean
la notación algebraica clásica con paréntensis anidados
si fuera necesario. Cualquier fórmula puede comenzar con el signo
de "es igual" (=), con el signo positivo o
de más (+), con el signo negativo o de menos (-),
o con el símbolo de arroba (@). La fórmulas
emplean comunmente la información incorporada en otras direcciones
de la hoja de cálculo, haciendo referencia a una dirección
de celda, de una rango de celdas o a un nombre de rango.
Tabla 1 Ejemplos de Fórmulas
Excel posee una cantidad dada de fórmulas integradas en su programa. A éstas se da el nombre de funciones. Esta funciones se pueden emplear de forma aislada o en combinación con otras fórmulas creadas por el usuario. Las funciones que posee Excel siempre van precedidas con un signo de igual e incluyen cálculos matemáticos, lógicos, de base de datos, de texto, financieros y estadísticos. Tabla 2 Ejemplo de Funciones
Ordenes. Las
órdenes ejecutadas en Excel se pueden llevar a cabo a través
de cinco maneras, a saber: seleccionando las alternativas presentadas en
el menú de Excel observado en la pantalla (ventana de Excel), presionando
o arrastrando el ratón sobre la hoja de cálculo, presionando
ciertas teclas, o activando un conjunto de órdenes almacenadas por
el usuario en una hoja de cálculo especial. Esta última manera
de ejecutar las órdenes en Excel se conoce como macrofunciones
(o macros).
El estudiante habrá de crear un registro electrónico de una lista de estudiantes con las puntuaciones respectivas de sus exámenes. Antes de comenzar con este tutorial, el estudiante debe de crear una carpeta ("folder") rotulada "HojaCalculo". Luego, se debe abrir esta carpeta y crear otra carpeta llamada "Excel". Bajo esta carpeta se deben guardar el archivo de Excel. La hoja de trabajo (el archivo de "Excel") se debe guardar en el formato de "Excel" (.XLS). Activando la Aplicación de Excel 97 Para comenzar el programa de "Excel": 1. Encienda su computadora. 2. Desde la Barra de Tareas ("Taskbar")
en Windows 95, aplica un "click" con el botón
3. Lleve y apunte la flecha del ratón sobre el menú de "Programs". 4. Aplique un "click" con el botón izquierdo del ratón sobre la selección de "Microsoft Excel". Otras maneras de abrir el programa de "Excel": 1. Aplique un "click" sobre el botón el "Start"
y lleve la flecha del ratón sobre la alternativa de
2. Aplique un "click" con el botón derecho del ratón sobre
el botón de "Start", haga un "click"
3. Desde la barra de "shortcut" de "Microsoft Office" (localizada en
la esquina superior derecha del
Creando un Registro de Notas 1. Si no se encuentra el "Excel", diríjase a "Start",
luego a "Programs", y seleccione "Microsoft
2. Escoja "New", desde el menú de barra o en la barra de herramientas estándar. 3. Asegúrese que su hoja de cálculo se encuentre en el
formato de "Landscape". Aplique un
4. Escriba los rótulos a lo largo de la primera fila de la hoja
de cálculo. Comience desde la celda
5. Ahora, entre el número de registro (del 1 al 8) del alumno desde la celda A2 hasta la celda A9. 6. Continúe entrando los nombres de los alumnos desde la celda
B2 hasta la celda B9. Los
7. Entre el Número de Alumno desde la celda C2 hasta la celda
C9:
8. El próximo paso a seguir es colocar las puntuaciones de los
Quizes y Exámenes de los
9. Se debe crear una Escala que indique la nota del estudiante según
su promedio (%). En las
10. Se debe en estos momentos sumar el total de notas, determinar el
porciento o promedio de los
a. Para determinar el total o suma de
las cuatro puntuaciones de los estudiante, ubíquese en la
b. Copie esta fórmula y péquela
a las celdas H3 hasta la H9. Para realizar este procedimiento,
c. El promedio o porciento (%) de la
puntuación total del estudiante se habrá de calcular
d. Copie esta fórmula y péquela
a las celdas I3 hasta la I9. Desde la celda I2 y seleccione
e. La última fórmula que
falta es la del cálculo de la nota final del estudiante. Esta fórmula
es un
=VLOOKUP(I2,$M$5:$M$9:$N$5:$N$9,2,TRUE) f. Copie esta fórmula y péquela
a las celdas J3 hasta la J9. Desde la celda J2 y seleccione
11. Su registro de notas electrónico debe en estos momento haber
calculado los renglones de
12. Escriba un título a su hoja de cálculo. Desde "File",
escoja "Page Setup". Seleccione el
ESCUELA
ELEMENTAL JULIA DE BURGOS
Ubíquese ahora en la sección derecha ("Right section") escriba lo siguiente:
SEGUNDO SEMESTRE
No se olvide de aplicar el teclado [Enter] después de cada oración o frase. 13. Al finalizar de escribir la lista de estudiantes con sus respectivas
puntuaciones, guarde su
14. Antes de salir de Excel, rotule su "Hoja1" ("Sheet1")
con el nombre de "Ciencia1" (sin las
15. Cierre su archivo (hoja de cálculo) titulada "Registro".
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