INTRODUCCIÓN  

        Microsoft Access es un programa de administración de base de datos para las computadoras PC. El componente de base de datos de Access se encuentra diseñado para que trabake como un archivo de gavetas electrónico "inteligente". En Acccess, una base de datos consiste de una colección de tablas. Las filas en las tablas se llaman registros. Las columnas de las tablas se llaman campos. Un campo contiene una parte específica de información dentro de un registro. Por ejemplo. Un campo puede ser el Seguro Social de un estudiante. Este campo posee un formato especial. Estos números son únicos, esto es, no existen dos estudiantes con los miesmo números de seguro social. Tal campo se utiliza como un identificador único ("unique identifier"). Esto simplemente significa que dado un número de seguro social de un estudiante, éste habrá de aparecer únicamente en un registro sencillo en la tabla. Un solo registro existe, por ejemplo, en el cual el número de seguro social del estudiante es 568-45-0976. Un identificador único también se conoce como la clave primaria ("primary key"). Por consiguiente, El campo del número de seguro social del estudiante representa la clave primaria ("primary key") para la table del registro de los estudiantes. 

        Un programa de administración de base de datos es un programa de aplicación que proporciona las herramientas para recuperación, modificación/editar, eliminación e inserción de datos en un archivo de base de datos. Tales programas también son capaces de crear una base de datos y generar resultados significativos en la impresora o en la pantalla. Estos programs que administran base de datos permite al maestro llevar a cabo las siguientes operaciones/funciones: 

• Definir campos 
• Organizar los campos que constituyen el registro 
• Entrar y modificar los datos en los registros 
• Ordenar la información en diversas maneras (e.g., alfabéticamente por el apellido). 
• Llevar a cabo búsquedas sekectivas a través de la información (e.g., buscar todos los alumnos que viven en un pueblo particular). 
• Generar varios informes o resúmenes de la información y poder imprimirlos. 
• Almacenar/guardar la base de datos en un disco flexible. 

        Existen tres tipos de programas de administración de bases de datos, a saber: 1) de archivos planos, 2) relacionados, y 3) orientados a texto. Las bases de datos de archivos planos se limitan a un solo archivo de dato a la vez, entre los cuales se encuantran "Microsoft Works" y "AppleWorks" (antes conocido como "ClarisWorks"). Las bases de datos relacionadas son ma poderosas pero más complejas de manejar. Le permiten al usuario interrelacionar información a través de más de un archivo de dato. Los programas comercialmente disponibles bajo esta categoría se ecuentran Microsoft Access, dBASE, File-Maker Pro, Paradoz, entro otros. 

        Un programa de administración de base de datos le permite al maestro crear sus propios archivos con la cantidad que él desee de registros, realizar búsquedas (vía palabras claves) para poder capturar/recuperar la información, organizarla, manipularla y guardarla en un fuente de almacenamiento (e.g, disco flexible o disco duro), reordenarla, clasificarla de acuerdo a ciertos campos, selecionar subconjuntos de registros y de campos dentro de los propios registros y elaborar indformes. Una base de datos puede manejar cualquier dato en forma de carateres, bien sea texto o números. 

        La analogía de una base de datos en una oficita sería un archivo de gabetas o un archivo de targetas tipo "Rolodex". El objetivo de una base de datos es de poder almacenar información i,portante que sea fácial de recuperar cuando así se desee. 

        Una hoja de cálculo o electrónica (e.g., MS Exel) puede ser comparada con una calculadora, puesto que es capaz de realiza operaciones matemáticas y estadísticas. La hoja electrónica almacena un reglón la información ( datos) en una celda. Por otro lado, una base de datos almacena un renglón de los datos en un lugar comunmente conocido como campo. Cada campo representa un renglón de información en una base de datos. Un campo representa cada categoría individual de información. En comparación, un registro se relaciona directamente al propósito designado del archivo de la base de datos, i.e., representa toda la colección de campos. Cada registro deberá poseer la misma collección de campos. Por ejemplo, en una base de datos de los registros de los estudiantes, cada registro corresponde a un estudiante, el cual se compone de diversos campos de información que atañan a las característica partuculares del alumno, tales como su nombre, número de estudiante o seguro social, edad, dirección, teléfono, e-mail, nombre de los padres, entre otros. 

        Un archivo de datos ("datafile") representa una colección de registros comunmente estructurados. Una base de datos representa una colección de archivos de datos interrelacionados, i. e., un conjunto de información relacionada sobre un tema, organizada de acuerdo a una estructura o propósito específico, de manera que provea una base para realizar ciertos procedimientos/operaciones particulares, tales como la búsqueda, ordenamiento, recuperación y recombimación de información, la elaboración de conclusiones y la toma de decisiones. Una base de datos no electrónica puede ser un libro de direcciones, una caja de recetas, una archivo de gavetas, un archivo "Rolodex", entre otros. La información se divide por lo general en distintos registros de datos, cada uno con uno o más campos de datos. 

        La base de datos contiene registros (e.g., los registros de los estudiantes) que pueden ser clasificados en el orden desado por el usuario. En resumen, un programa de base de datos se puede describir en tres niveles, a saber: 

• Archivo: Un archivo es una collección de información sobre un tópico particular. Toda la información colectada en el túpico se encuentra localizada en el archivo. 
• Registro: Un registro contiene toda la información sobre una entrada en un archivo. Un registro en un archivo de dirección puiede contener toda la información sobre una persona en particular. 
• Campo: Dentro de cada registro se encuentran los campos que organizan la información en el registro. Un ejemplo de un registro de estudiantes puede estar constituído de los siguientes campos: 

               APELLIDOS: RODRÍGUEZ VELEZ 
               NOMBRE: JOSÉ 
               SEGURO SOCIAL: 567-0-96785 
               FECHA DE NACIMIENTO: 6/28/90
               EDAD: 10 
               SEXO: M 
               COLOR DE OJOS: MARRÓN 
               GRADO: 5 
               MAESTRA: JUANITA 
               NOMBRE DE PADRES: FRANCISCO Y MARÍA 
               DIRECCIÓN: CALLE 568 URB METRÓPOLI 
               TELÉFONO: 789-0755
               EMAIL: JOSÉ78@HOTMAIL.COM 
               PROMEDIO GENERAL: 2.00 
               NECESIDADES PARTICULARES: DÉFICIT DE ATENCIÓN 

        Los porgramas computadorizados dirigidos a organizar/manejar bases de datos es de gran utilidad para los maestros. Las posibles funciones de enumeran a continuación: 

• Crear y mantener información básica de los estudiantes en las clases. 
• Desarrollar archivos bibliográficos de libros y/o artículos disponibles en la escuela que apoyan al currículo. 
• Mantener regitros de medios audivisuales y amteriales. 
• Construir una colección de pruebas or preguntas para quizes ordenadas por tópico, capítulo del libro, objetivo, y posiblemenmte otros identificadores, tales como la taxonomía de Bloom. 
• Almacenar cpmpilaciones de métodos de enseñanza, estrategias, y planes diarios. 

         El programa de Accesss representa un sistema para manejar bases de datos relacionadas basado en objetos. Los objetos que componen una base de datos creada en Access son los siguientes: 

• Table (Tabla): Es un objeto que representa los datos en filas y columnas, similar a la hoja electrónica. Cuando el usuario observa la tabla en una base de datos de Accesss, éste se encuentra en lo que Access le llama como "Datasheet View". 
• Query: Es un objeto que hace una solicitud a la base de datos para localizar/recuperar algún conjunto de datos almacenados en la base de datos. 
• Form (Forma): es un objeto el cual le ofrece al usuario otra manera de ver los datos en la base de datos. Exhibe los contenidos de solo un registro a la vez. 
• Macro: Representa una secuencia de instrucciones que pueden ser realizadas con un simple clic de ratón sobre un botón en una Barra de Herramientas o al presionar la tecla o teclas del teclado. 
• Module (Módulo): Es una colleción de procedimientos de programación designado para darle al programador el control sobre como se verá y sentirá la base de datos de Access.

        Una base de datos de Access puede estar constituída de una catidad dada de registros; los registros contienen campos; cada campo contieda el dato bruto o crudo del los datos llamado entradas, el cual se compone de caracteres que son la unidades fundamentales de los datos. Por ejemplo, en un archivo de base de datos de los estudiantes, el maestro habráde crear un registro de sus alumnos en una clase dada. Cada registro incluirá nombres de campos (los nombres de campos de la base de datos de Access puede poseer hasta un máximo de 63 caracteres), tales como APELLIDOS, NOMBRE, SEGUROS SOCIAL, entre otros). 

        Por consiguiente, una base de datos contiene registros; los registros tienen campos; los campos contiene entradas. Estas entrada se pueden ver desde la funciones de la Table ("Data View"), Form, y Report (Informe) de la base de datos de Access. 

        Antes de comenzar a entrar registros en una base de datos, es muy importante que se identifique las metas de la base de datos y planificar la manera en que los datos serán almacenados. La base de datos puede poseer más de una abla; se debe decidir, entonces, la cantidad de Tablas que habrá de constituir la baswe de datos y el tipo de datos ha ser almacenados en cada tabla. La planificación para el dsarrollo de una base de datos incluye los siguientes pasos: 

• Determinar el propósito de la base de datos y otorgarle un nombre significativo. 
• Determinar los resultados, conocido como "output", que el usuario desea ver, empleando la información almacenada en la base de datos. 
• Colectar toda la información, conocido como "input", que habrá de producir los resultados que el usuario sea ver, hablando con todos los usuarios posibles de base de datos para adquirir ideas adicionales que puieda mejorar el diseño. 
• Dibuje la estructura de la tabla, incluyendo cada campo para el tipo de dato. 

Regresar al Principio
Regresar al Menú
Regresar Arriba

EJERCICIOS DE PRÁCTICA

PASO I: CREANDO UNA BASE DE DATOS

1. Desde "Start", seleccione "Programs", y luego "Microsoft Acccess". 
2. Habrá de aparecer una caja de diálogo (tipo de ventana) tilulada "Create a NewDatabase Using". Seleccione el botón circular titulado "Blank Database" y luego aplique un clic sobre el botón de "OK". 
3. Ahora debe aparecer la ventana titulada: "File New Data Base". Coloque su disco flexible en la máquina. En la sección superior de esta ventada, rotulada como "Save in", aplique un clic dentro de su caja de diálogo y escoja "3/12 Floppy (A)". Abajo, rotulado como "File name", selecciones la caja que tiene escrito db1. Borre o sobree ("drag") este nombre y en su lugar escriba: RecEstudiantes. Ahora, aplica un clic sobre le botón de "create". 
4. En estos momento debe aparecer la ventana de la Base de Datos titulada con el nombre del archivo previamente escrito: "RecEstudiante: Database". Esta tabla se compone de varias "pestañas" (tabs) de los Objetos . 

PASO II: CREANDO UNA TABLA

1. Debes esta en la ventana de Database titulada "RecEstudiante: Database". De forma predeterminada, se ha seleccionado la pestaña rotulada como "Tables". Desde aqui vamos a crear la tabla. 
2. Aplique un clic sobre el botón de "New" para crear la tabla. Automáticamente debe de aparecer la ventana titulada: "New Table". Seleccione "Table Wizard" desde la caja de diálogo, luego aplique un clic al botón de "OK" 

PASO III: EL "TABLE WIZARD"

1. Estamos ahora en la ventana titulada: "Table Wizard". Desde aqui se habrá de crear la tabla, con sus respectivos campos. Debe esta seleccionado el círculo rotulado como "Business".  Aplique un clic sobre la flecha hacia abajo de la caja de diálogo rotulada con el nombre de "Sample Tables" Desplegue hacia abajo de la lista hasta llegar al reglón de "Students" (localizada en la posición penúltima de la lista). Aplique un clic sobre este reglón de "Students". 
2. Ahora se habrán de seleccionar lo campos que debrarán contituir la tabla. Para esto se debe escoger el campo desado desde la caja de diálogo rotulada como "Sample Field" y luego aplicar un clic al botón de > (o aplique un clic doble rápido sobre el campo) para poder añadirlo a la próxima caja de diálogo titulada como "Fields in my new Table". Seleccione todos estos 14 campos (StudentID, First Name, Middle Name, Last Name, Parents Names, Address, City, StarOrProvince, Postal Code, Phone Number, Email Name. Mayor, Student Number y Notes) y repita otros hasta llegar a un total 20 campos que deberán aparecer en la caja de diálogo rotulada como: "Fields in my new Table".
3. Aplique un clic sobre el botón de "Rename Field" para cambiar los nombres e los campos al español y añadir otros. Los nombres de los campos nuevos deben de leer como sigue: 

4. Si tiene más de 20 campos, puede eliminar los campos adicionales al aplicar un clic sobre el botón <. 
5. Cuando termines de entrar y renombrar los 20 campos arriba enumerados, aqplique un clic sobre el botón de "Next" 
6. Debes ahora de otorgarle un nombre a la Tabla. Bajo la caja de diálogo rolulada como "What do you want to name the table?" sutituya el nombre prederterminado de "Students" por el de "Estudiantes". Debes de asegurarte que se encuentre seleccionado el círculo rotulado como "Yes, set a primary key for me". Aplique un clic sobre el botón de "Next" para aceptar estas alternativas. 
7. Ahora debe de verse la tercera caja de diálogo del "Table Wizard" Seleccione la alternativa de "Modify the table design". Luego aplique un clic sobre el botón de "Finish" 

PASO IV: MODIFIQUE LA TABLA

1. Verifique que la coluimna de los nombre de los campos ("Field Name") posea todos los campos previamente mencionados. Si le falta alguno, se deberá en estos momenos añadir. Si fue el último campo que no se añadió, aplique un clic en la última celda vacía de esta columna y escriba el nombre del campo omitido. Si el campo omitido fue máa arriba de la columana, aplique un clic donde debería estar este campo, seleccione "Insert", desde el menú de barra y luego "rows". Esto mismo se puede hacer si se aplica un clic con el botón derecho del ratón.  Ahora escriba el nombre del campo omitido. Asegurese que la columna rotulada como "Data Type" posea la siguiente información: 

        Para modificar la coluna de "data Type" aplique un clic en la celda que requiere ser editada. Automáticamente habrá de aparecer un flecha hacia abajo con un menú vertical. Selecccione el tipo de dato que se requiera. 

2. Guarde la tabla. En el menú de File seleccione "Save". 

PASO V: AÑADIR UN "INPUT MASK"

1. Seleccione el selector de campo de la columna para el SS. Abajo aplique un clic en Input Mask y luego aplique un clic al botún de los tres puntos suspensivos. SWElecciones del listado "Social Security Number". Luego escoja FechaNacimiento y desde su Input mask escoja short date. 
2. Guarde la tabla. 

PASO VI: CAMBIAR LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

1. Seleccione el selector de campo de la columna para el Apellidos. Aplique un clic a la caja rotulada como Filed Size y cambielo a 25. Ahora aplique un clic a la caja rotulada como required y selecciones "Yes" del menú vertical.
2. Selecione el campo de País y en su caja de "Field sise escriba 2. En la caja de "Default value" borre el 0

PASO VII: AÑADIR UN "VALIDATION RULE"

1. Seleccione el selector de campo de la columna para el Género. Aplique un clic a la caja rotulada como Field Size y cambielo a un tamaño de 1. Aplique un clic sobre la caja rotulada como "Format" y escriba el signo > para convertit el dato en mayúscula. 
2. Aplicar un clic en la caja de Validation Rule y escriba ="M" or "F" para aceptar solo estos valores en la entrada de datos. 
3. Aplicar un clic en la caja de Validation Text y escriba Tu debes especificar M ó F . 
4. Guardar la tabla. 

PASO VIII: ENTRAR LOS DATOS

1. Aplicar un clic en el menúnde "View de la barra de trabajo y selecciones "Datasheet View" 
2. Entre los datos para cada campo de la tabla 
3. Cuando termines, seleccione el menú de File y luego Close. Luego escoja exit. 

CREANDO FORMAS

1. Abrir la base de datos existente. 
2. Seleccionar la pestaña de "Forms"desde la ventana de Database (RecEstudiantes). 
3. Aplique un clic al botón de "new". Seleccione "Form Wizard" desde el listado. En la caja de diálogo inferior escoja: Estudiantes, (la tabla de Estudiantes del ejercicio previo), luego "OK" para comenzar el "Form Wizard". 

LA WIZARD FORM

1. Debes de observar la caja de diálogo titulada "Form Wizard", la cual corresponde a la table de la base de datos que hemos nombrado como "Estudiantes". En esta caja de diálogo se pueden observar todos los campos que posea la tabla de estudiantes. Haga un "clic" al botón rotulado >> para entrar todos los campos de la tabla en la forma. Ahora aplique un clic sobre el botón de "next". 
2. El despliegue Columnar ("Columnar layout") ya se encuentra seleccionado. Aplique un clic al botón de "next". 
3. Aplique un clic a "Standard" como el estilo para tu forma. Aplique un clic al botón de "next". 
4. El "Form Wizard" le pregunta por el título de la forma y que quieres hacer después. El "Form Wizard" sugiere a "Estudiantes" como el título de la forma. Mantenga esta entrada. 
5. Aplique un clic al botón de opción para "Modificar el diseño de la forma. 
6. Aplique un clic al botón de "Finish" para poder exhibir la forma en "Design view" 

MOVER LOS CONTROLES

1. De ser necesario, haga un clic al "botón de Maximuzar", de manera que la forma abarque toda la pantalla. El "Form Wizard" había ordenado los controles en un formato columnar, pero usted necesita reordenar los controles. 
2. Aplique un clic sobre el control de "Apellidos" para seleccionar el control que exiba las manecillas de ajustar el tamaño. (Debes de asegurarte de seleccionar la caja de texto y no el rótulo adscrito). Haga un clic y arrastre el borde del control (el puntero cambiará a una manita), de manera el control de "Apellidos" se encuentre en la misma línea del contro de "Nombre". Utilice la rejilla para ajustar el espacio y alinear los controles. 
3. Aplique un clic y arrastre el control de "Dirección" hacia debajo del control de "Nombre" (para tomar el espacio previamente ocupado por los apellidos).

Regresar al Principio
Regresar al Menú
Regresar Arriba

  REFERENCIAS

Regresar al Principio
Regresar al Menú
Regresar Arriba